Etkili Bir Rapordan Okuyucunun Beklentileri Nelerdir?

Etkili Bir Rapordan Okuyucunun Beklentileri Nelerdir?

Etkili Bir Rapordan Okuyucunun Beklentileri Nelerdir?

Etkili Bir Rapordan Okuyucunun Beklentileri Nelerdir?

Fırsat; “Açık bir amacın iş karşılığıdır.” Bu tanımlama (Video Arts’ın mükemmel eğitim filmi olan “Onun için hazır değildim” deki bir karakter tarafından.) sunuşlara uygulanmıştır; ancak aynı biçimde raporlara da uygulanabilir. Yazdığınız her raporun bir fırsat sunduğunu öne sürmek alışılmadık gözükebilir; ancak bu sözcük durumu abartmamakta ve ilk bölümün başında hak ettiği yeri almaktadır.

 Geçerli Ölçütler

En son ne zaman bir başkasının yazdığı raporu okudunuz? Okumak hoşunuza gitti mi ya da en azından sizin için kolay oldu mu? Konusu ve yazarı ile ilgili olarak nasıl bir etki bıraktı? Mesajı ile uzlaşmanızı sağladı mı ya da sizi harekete geçirdi mi? Belki de hayır. Raporlar genellikle iyi yazılmaz. Kötü bir rapor en iyi durumda sıkıntı verir, en kötü durumda ise etkinlik bir düşmanlık yaratır.

İyi bir rapor neden seyrek rastladığımız bir şeydir? Bir çok neden yüzünden raporlar çabucak yazılır. Modası geçmiş bir biçim ya da formül ile hazırlanırlar ya da gerçekte standart belgedirler, belki de yeni gereksinimleri karşılamak için üzerlerinde ufak değişiklikler ufak değişiklikler yapılmıştır. Bunların yanında, okumak için bir sıkıntı olmalarını sağlayacak yanlışlara da sahiptirler. Yapıları, mantıkları ya da yöntemleri yoktur. Üç sözcük ile söylenebilecek bir şey için on sözcük harcarlar. Bu gibi raporları anlamak zordur ve yanlış bilgi verip kendi amaçlarına ters düşebilirler.

Geçerli Ölçütler

Geçerli Ölçütler

Nedenler ne olursa olsun, bu bir sorun oluşturmaktadır. Yazmak doğuştan gelen bir yetenek değildir ve oluşturduğunuz teknikler ve alışkanlıklar değiştirilmeyecek şeyler değildir. Eğitim -kurslar ya da yalnızca böyle bir kitabı okumak ve birkaç yeni yaklaşımı denemeye karar vermek- kesinlikle bir farklılık yaratabilir ve de bu olay oldukça çabuk gelişir. İş yazılarının değişik yönleriyle ilgili olarak yürüttüğüm kurslardan kendi uygulamalarına kökten değişiklikler yaparak çıkanları görüyorum. İşlemi baştan sona düşünmek gerçekten bir değişiklik yaratabilir ve yeni, gelişmiş alışkanlıklar oldukça çabuk olarak oluşturabilir.

Buradaki işte güçlü bir alışkanlık unsuru vardır. Birçok şey “otomatik” olarak yazılır ve iyi bir iş yazışması olabilecek olanları hafifleten uygulamalar ve yöntem sürmektedir çünkü; artık ne yapmaya çalıştığımız hakkında düşünmüyoruz.

En Kötü Durum

Birçok şeyde olduğu gibi kaliteyi yaratan tek bir etken değil birçok şeyin birleşimidir. Eğer bir rapor incelenmediyse, hızlıca yazılı verdiyse, düzgün denetlenmediyse ve yöntem ve açıklık olmadan yapısız argo sözcüklerden ve anlamsız bir resmi dilden oluşmuşsa, yazı dili yanlış seçilmiş ve çok uzunsa etkisi bir felaket olacaktır.

En Kötü Durum

En Kötü Durum

Bu noktada amaç yalnızca geçerli ölçütleri olumsuz bir yönde eleştirmek değildir. Ancak böyle olursa, okuyucuları düşünerek daha iyi şeyler yaratmak isteyenler için bir fırsat sağlayacak bir şeyler bırakın. Yaptıklarınız göze çarpabilir. İstediğiniz şeyi başarabilirsiniz ve olumlu bir izlenim yaratırsınız. Gerçekte, bu kısa kitabın temel mesajı, durumun her zaman böyle olduğunun kolaylıkla anlaşılmasıdır.

Kolaylıkla Etkilenme: İyi ya da Kötü Yönde

İyi bir rapor üretmek yalnızca farklı yönlerde dikkat istemez; aynı zamanda hassa bir işlemdir. Başka bir deyişle, hedeflediğiniz doğru duyguyu özetleştirmek oldukça kolaydır. Bir cümle, bir söz ve yanlış seçilmiş sözcük bile açıklığı, etkiyi ya da her ikisini de azaltabilir. İleride inceleyeceğimiz gibi bu tip yanlışlardan sakınmak için göstereceğimiz dikkat çok önemlidir.

Elbetteki bunun tersi de doğrudur ve ufak farklılıklar bir raporun değerini birçok yönden artırabilir. Özellikle seçilmiş bir söz sıradan bir paragrafı ya da raporun bir kısmını çarpıcı ya da unutulmaz bir biçime dönüştürebilir. Bu bölümdeki ilk cümlenin “açık amacı”na bakın. Bu -sözün “İyi bir rapor yazma fırsatlar sağlayabilir.” demekten daha çok etkisi vardır.

Ancak, iyi bir raporun nasıl yapıldığını akademik bir tartışma konusu değildir. Sonuçta söz sahibi olan elbetteki okuyucudur.

Okuyucu Beklentileri

Meslek argosunu iş dünyasına sokmakta suçlu olan tek grup psikologlar değildir; ancak bu meslek grubunun bir üyesi belleğimde yer eden belirli bir sözcük kullanmıştı: Bilişsel maliyet. Bir örnek anlamı daha açık duruma getirecektir. Bilgisayarınızda hızlıca bir sorunu çözmek istediğinizi düşünün. Çözüm yolunu bilmediğinizden kitapçığa bakıyorsunuz. Birçok insan için açık bir kitaba bakmak şu anlama gelmektedir: “Bu zor olacak.” Bu gibi bir belgenin yüksek bir bilişsel maliyeti olduğu söylenmektedir: Anlaşılması güç bir biçimde yazılmıştır ve kitabı izlemenin zor olacağı daha ilk bakıştan bellidir.

Okuyucu Değerlendirmesi

Okuyucu Değerlendirmesi

Raporlar tam olarak bunun tersini hedeflidir. İlk bakışta kolay okunur gözükmelidirler, bu nedenle iyi ve erişilebilir bir biçim gerekmektedir. Bu aşamada okuyucular kendilerine sorular sormaktadırlar: “Bu kolay olacak mı? Zaman alıcı mı? Kafa karıştırıcı mı? Engelleyici mi?” bunun gibi sorular. Eğer okunmaya başladıklarında raporunuzun okunabilir olduğuna inandırabilirseniz, başarılı oldunuz demektir.

Rapor okuyucusu gerçekte ne istemektedir?

Standart İlerleme Raporu

(Başaramayanlar için rapor hazırlama.)

14 Şubat’ta sona eren araştırma dönemi boyunca ilk etkinliklerin yapılması doğrultusunda yönlendirilen ön hazırlık çalışmasında oldukça büyük bir ilerleme sağlanmıştır. (Başlamak için hazırlanıyoruz, ancak henüz hiçbirşey yapmadık.) Gereken bilgiler yeniden gözden geçirilmiş ve projenin farklı unsurlarının işlevsel yapısı uygun insan kaynakları ile eşleştirilmiştir. (Projeye baktık ve George’un yönetmesi gerektiğine karar verdik.)

Optimum yaklaşımların ve yöntemlerin seçiminde oldukça büyük bir zorlukla karşılaşılmıştır. Ancak bu sorun ile mücadele edilmektedir ve gelişme açısından memnun edici bir oranda ilerleyeceğini umut ediyoruz. (George özeti okuyor.) Aynı alandaki önceki çalışmanın gereksiz bir yinelemesini önlemek için çalışma ile doğrudan ilgili olarak farklı departmanlarda geniş ölçüde bir tur düzenlenmiş olan bir proje takımı kurmak gerekmekteydi. (George ve Mary herkesi ziyaret ederek güzel zaman geçirdiler.)

 

Düzenleme kurulu her zamanki toplantılarını yürüttü ve çalışma alanının tüm kurumsal düzeyleri ve geniş işlevsel tanımlamalardan sonuçlanan belirli görevler ile ilgili personele kalan kadro sorumlulukları ile ilgili önemli tutum sorunlarını gözden geçirdi. (Ne anlama geliyor?) Gerekli personel; kararlardan önce gelmemeleri gerek tartışmalarda yer alabildiği sürece ilerleme oranı artışının süreceğine inanmaktadır. (Gerçekten yakında birşeyler yapacağız- eğer yapabilirsek.)

Belirli Gereksinim ve Ödüller

Okuyucuya odaklanma bu kitabın genel anlamının merkezindedir ve bu konuya yeniden döneceğiz. Ancak bu olguyu düzenlemek ile yakından ilgisi bulunan belirli etkenleri listelemek mümkündür. Yalnızca, bir yazardan çok okuyucu olduğunuz durumları aklınızda bulundurmanız gerekmektedir.

Yazılı ürünün nasıl olması gerektiği ile ilgili önemli etkenler aşağıdakilerdir:

  • Kısa; ya da en azından içeriğin ve amacın izin verdiği ölçüde kısa ve öz,  (Az ev öz uygun bir anlatımdır.)
  • Açık ve anlaşılabilir,
  • Eksiksiztam olarak istediğinizi söylemek, (Birçok konu dışı unsuru içermeden.)
  • Onların dilinde(Uygun bir teknik ayrıntı düzeyinde.)
  • Basit, karışık ya da anlaşılmaz olmayan,
  • Mantıksız bir yapı ile düzelmiş,
  • Yeterince tanımlayıcı.

Başka bir önemli etkenden de söz etmeniz gerekmektedir. Okuyucuların tek gereksinimi raporun onlar için doğru dilde yazılmış olması değildir.

Örnek 1.1 Anlamsız resmi dil: İşyeri uyarı panosundan bir örnek. Yazarın bu konuda yazdığını daha uzun bir metin olan Rapor ve Teklif Yazmada Nasıl Daha İyi Olunur? adlı eserden kısaltılmış alıntı.

Bakış açılarının rapor içerisinde göz önünde bulundurulduğuna ve raporum kendi gereksinimleri için hazırladığına dair bir kanıt bulunuyorsa, bunun değerini anla-yacaklardır. Örnek olarak; kimi zamanlarda, bir belgeyi iki farklı biçimde yazmanız gerekebilir -biri teknik konularda uzman olan, öteki ise olmayanlar için- bu biçimde her iki grup da düşünüldü-ğünü hisseder.

Sonuç olarak raporlarınız okunabilir gözükecektir; gerçekte okunabilir olacaklardır ve ödülünüz ise onların okunması olacaktır. Hepsinden daha önemlisi, gerçekten oluşmasını istediğiniz sonucun meydana gelme olasılığı vardır. Bu; insanların not alacağı ya da harekete geçeceği anlamına gelir, bu nedenle başarmak istediğiniz şeyi bilmeniz gerekmektedir. Rapor yazma, sonuca götürecek bir yol olarak görülmelidir. Neden yazdığınız konusunda açık olmalısınız ve bu da bizi açık hedefler belirleme sorusuna yöneltilir.

Hedefler; mantıksal olarak, uygun hazırladığın bir parçasıdır ve bu da bir sonraki bölümün konusu olmaktadır.

Bu gönderiyi paylaş

Bir cevap yazın