Etkili Bir Rapor Yazmak için Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Etkili Bir Rapor Yazmak için Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Etkili Bir Rapor Yazmak için Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Etkili Bir Rapor Yazmak için Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Mesaj bir şey; onu nasıl söylediğiniz ise başka bir şeydir. Dil bir farklılık yaratmaktadır. Anlayışı iyi ya da kötü yönde etkileyebilir. İletişim bozukluklarını fark etmek yeterince kolaydır. Kimileri ise komiktir. Bir arkadaşım yakın geçmişte isteksiz bir çocuğu hastaneye götürdü. Ortada ciddi bir durum yoktu; ancak onları karşılayan tabela çocuğun daha da korkmasına neden oldu: “GÖZLERİ UZAK TUTUN BÖLÜMÜ”.

Etkili Bir Rapor Yazımı

Etkili Bir Rapor Yazımı

Açıkça yanlış, kötü yargılanmış ya da eksik dilden kaçınmak kolaydır; ancak dilin ustaca kullanılması ve eksiksiz olması gerekir. Uygun olmayan bir etkiyi azaltabilir; anlamsız bir dil ile yazılmış bir paragraf bütün güvenirliğini yok edebilir.

Dil ile ilgili olarak ayrıntıya verilecek olan özen ve dikkat harcanan çabaya değerdir. Eğer iyi yazarsanız insanlar sizi iyi anlayacak ve istediğiniz biçimde davranmamaları daha olası olacaktır. Sözcükleri yazıya dökme biçiminiz ile nasıl okundukları arasında doğrudan bir bağlantı vardır ve bunun da sonradan raporun hedeflerini başarabilmesi ile bağlantısı vardır, bu nedenle dil çok önemli bir farklılık yaratabilir.

Uygun ve Etkili Bir Yöntem

Nasıl yazdığınız bir zevk, yöntem ve alışkanlık konusudur. Kolejde ya da üniversitede edebiyat çalışmadıysanız nasıl yazacağınız konusunda resmi olarak çok az bilginiz vardır ve iş ortamında yaygın olan yöntemi izlersiniz. İlk raporunu yazmaya girişen kaç insan bir öğüt aradığında eski bir tanesiyle karşılaşmış ve “onun gibi bir şey” söylemiştir? Bir çok; korkarım ki cahilin cahile yardım etmesi durumu. Bu, bir rapora hiçbir yararı dokunmayan aşırı resmi ve bürokratik bir yöntemin sürdürülmesine yol açmıştır.

Uygun ve Etkili Yöntem

Uygun ve Etkili Yöntem

Nasıl yazmanız gerektiği; okuyucularınız ne okumak istedikleri ya da kimi durumlarda neyi okumaya hazırlandıkları ile ilgili beklentilerinden kaynaklanmalıdır. Çünkü; -dürüst olun- iş belgeleri okumak her zaman sıkıcı ve zor bir iş olacaktır; kendi yazdıklarınızın bir kısmı bile.

Okuyucunun Beklentileri

Okuyucular belgelerin anlaşılabilir; okunabilir, dolaysız ve doğal olmasını isterler Bunların her biri sırayla yorumlanmıştır.

Anlaşılabilir

Açıklıktan önceden söz edilmişti. Gerekliliği apaçık ortada olabilir; ancak birçok raporun standardı bunun tersinin doğru olduğunu öne sürmektedir. Açık olmayan sözcüklemenin günlük örneklerini bulmak çok kolaydır.

Benim favorim kimi polikliniklerde gördüğünüz bir tabeladır: “SİZ BEKLERKEN KULAK DELİNİR”. Başka bir yol mu var? Belki de haberdar olmadığım teknolojik bir gelişme var.

Açıklık bu bölümde söz edilen birçok unsur ile desteklenir; ancak üç etkenin önemli biçimde yardımı olur:

  • Doğru sözcükleri kullanmak: Örnek olarak, öneriler ya da seçenekler hakkında mı, hedefler (İstenilen sonuçlar) ya da stratejiler (Hedeflere giden yollar) hakkında mı yazıyorsunuz ve ne zaman amaçları ya da hedefleri kullanıyorsunuz?
  • Doğru sözcük öbeklerini kullanmak: 24-saat servis tam olarak ne demektir?(belirsiz olmasının dışında) Aynı biçimde kişisel servis?  insanlar tarafından yapıldığı anlamına mı geliyor? Eğer öyleyse açık olanı belirtmek ile aynı anlama gelir; belki de özel servis yaklaşımının doğasını ve yararlarını açıklamak için anlamın biraz daha açılmasına gereksinim vardır.
  • Anlamınızın açık olamasını sağlamak için sözcükleri seçmek ve düzenlemek: Örnek olarak; Bu aşamada düzenleme… demek, daha sonra başka bir şeyin geleceğini belirtir. Birşeyin Neredeyse 11.2 olduğunu söylemek karşılığa neden olur. “Neredeyse” sözcüğünün belirttiği gibi bu bir tahmin midir? Ya da bir ondalık sayının gösterdiği gibi doğru mudur? Bu gece geç saatlere kadar çalıştıktan sonra rapor öğleden sonra elinizde olacak. Demek yazarın değil de raporun çok çalıştığını belirtir.

Okunabilir

Okunabilirliği tanımlamak çok zordur; ancak deneyim ile öğrendiğimizde hepimiz onu biliriz. Yazınız akıcı olmalıdır. Bir konu ötekine yol açmalı, yazı doğru düzeyi yakalamalı, biraz farklılık yaratmalı ve hepsinin ötesine mesajı iletmek için mantıksal ve belirgin bir yapı olmalıdır.

Okunabilir Yazılar

Okunabilir Yazılar

Önceki bölümde tartışılan temel biçim kadar “yön gösterme” de; okuyucunun nereye gidildiğini anlamasını sağlayarak uygulamalı bir bağlamda yardımcı olur. Okumayı sürdürmeleri ve doğru yönde gittiklerine inanmalarını sağlar. (Bu bölüm gelecek olan konuları listeleyerek anlatılan biçimde başlamıştır.) Yön göstermeyi çok fazla kullanmak zordur. ve metnin içerisinde birkaç düzeyde kullanılabilir.

Dolaysız

Bir (ya da iki) sözcükle, basitçe anlatılmış. Özlü anlatımlar için elden geldiğince az sözcük kullanılmalıdır. Bunu başarmak için aşağıdakileri kullanmalıyız:

  • Kısa sözcükler: Bir şeyi “açıklamak” varken neden “açıklığa kavuşturmak?” Benzer olarak “deney” ve “test” farklı anlamlara sahip gibi gözükseler de, “test” daha çok etki bırakabilir.
  • Kısa sözcük öbekleri: “Şimdi” demek yerine “Zamandaki şu anda” öbeğini kullanmayın ya da basitçe “Teşekkür ederim” yerine “Saygılarımı bildiriyorum” öbeğini kullanmayın.
  • Kısa cümleler: Çok uzun cümleler iş raporlarının yaygın bir yanlışıdır. Bunu yerine kısa cümleler ile uzun cümleler birlikte kullanılmalıdır; aksi durumda okumak bir makineli tüfeğin çalışmasına benzer. Birçok cümle aşırı uzundur çünkü; iki farklı konuyu karıştırırlar. Bunları iki parçaya bölün; okunabilirlik artacaktır.
  • Kısa paragraflar: Birçok başlık ve belirgin nokta varsa bunu anlamak kolay olacaktır, ancak yine de dikkatle gözlemleyin. Rapor ilerlediği sürece oluşacak düzenli ve uygun aralar okumaya yardım edecektir.

Doğal

Kimi insanların “mekanik sesleri” olduğu söylendiği gibi, kimileri de doğal olmayan bir biçimde yazarlar. Bu gibi bir yöntem modası geçmiş ya da bürokratik olabilir. Bununla birlikte, yazarın kendini beğenmişliği ya da bir konuyu olduğundan daha önemli gösterme çabası ile daha da kötüleşebilir. Yalnızca birkaç sözcük, genel düzeyi değiştirebilir: Örnek olarak; “Ben” dememek için özel bir neden yoksa “yazar” demek gereksiz biçimde gösterişli olabilir.

Buradan çıkartılacak ders açıktır ve iyi yazmak için yol gösterir. Raporlar belirli bir düzeyde resmini gereksinim duyarlar, ancak unutmayın ki raporlar insan ile konuşmanın başka bir biçimidir. Mantık çerçevesinde, konuşmaya mümkün olduğunca yakın olmalıdırlar. Çok geveze ya da rahat olarak bunu abartmanızı önermiyorum. Bununla birlikte, yazdıklarınızı konuştuğunuz gibi düzenler ve sonra pekiştirirseniz sonuç, “resmi iş yazısı” gibi bir şey yaratmaya çalışmaktan daha iyi olacaktır.

Bu dört etkenin hepsinin yazma yöntemi üzerinde güçlü bir etkisi vardır, ancak tek başına hareket etmezler. Başka noktalar da önemlidir. İnsanların okudukları şeylerde görmek istediklerini temel alan bir takım örnekler aşağıdaki notlarda yer almaktadır: Yazınızı aşağıdakileri göz önünde bulundurarak hazırlayın:

  • KısaOkuyucular sezgisel olarak bir belgenin kısa olmasını isterler, ancak bu kendi içinde bir son olmamalıdır, daha iyi bir sözcük….
  • ÖzlüUzunluğun kesinlikle mesaj ile bağlantılı olduğunu açıklığa kavuşturur. Eğer bir kural varsa; bu kural her şeyi mesajı iletebilecek kadar uzun yapmaktadır, daha sonra durmak.
  • Konu ile ilgiliBu; ilk madde ile uyuşur. Çok uzun olmadan, gerekeni kapsayarak ve ilgisiz içerik ile konu dışı sözler olmadan.

NotKapsamlı olmak hiçbir zaman hedef değildir. Raporlarınız her şeye değindilerse elbetteki çok uzun olacaklardır. Eğer her şeyi söylemezsiniz söylediğiniz her şey bir seçimdir, iyi içerik seçimleri yapmanız gerekmektedir.

Bu gönderiyi paylaş

Bir cevap yazın